6 erreurs à éviter dans la gestion de vos stocks

Publié par Beelse le 17 janvier 2020

La gestion des stocks est hautement stratégique pour les entreprises industrielles et/ou commerciales. Elle détermine des paramètres majeurs capables d’influencer la rentabilité de l’entreprise, comme la satisfaction client ou la rapidité d’obtention des pièces.

Elle représente également un coût qu’il convient de savoir évaluer pour ensuite le maîtriser au mieux. C’est un enjeu primordial dans l’équilibre économique des entreprises, qui ne peuvent se passer de stocks et qui, dans le même temps, sont en recherche constante de leur optimisation. L’objectif étant, in fine, de garantir la satisfaction des clients grâce à des délais de disponibilité produits réduits.

Par ailleurs, la dimension environnementale est aujourd’hui indissociable des enjeux économiques rencontrés par des industriels dans la gestion de leurs stocks, qui contribue encore trop souvent à alourdir leur facture énergétique et leur rentabilité. Elle constitue donc également un enjeu primordial à prendre en compte.

Pour tendre vers cet équilibre économique, nous avons répertorié ici les 6 erreurs à éviter dans la gestion de vos stocks.

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1 - Commander manuellement son stock

Les commandes manuelles soumises à la seule appréciation « humaine » conduisent plus facilement à des erreurs ou à de mauvaises décisions (commandes trop importantes, notamment ou erreurs d’expédition) en raison du manque d’analyse rationnelle qu’elles comportent. En effet, une personne pourra avoir tendance à trop commander par conservatisme ou, au contraire, à ne pas assez commander par peur d’alourdir son coût de stockage. Il est donc dangereux de laisser la responsabilité des commandes à la seule appréciation humaine.

La gestion des stocks demande beaucoup de rigueur, une organisation rationnelle et logique et un suivi précis. Un grand nombre des tâches nécessaires à une gestion stricte peuvent être soumises à des systèmes automatiques qui assurent une exécution exacte, là où une intervention humaine est forcément plus faillible.

Cependant, il reste indispensable de conserver une action humaine sur la gestion de stocks, même si celle-ci peut être réduite, pour gérer les aléas type montées en charge exceptionnelles dues à des opérations commerciales ou à des évènements inhabituels et épisodiques.

2 - Multiplier les points de stockage

Il a été prouvé que multiplier les points de stockage génère mécaniquement des stocks supérieurs aux besoins réels, des erreurs de gestion et une visualisation biaisée du stock total. La centralisation est donc fortement recommandée.

Cependant, elle n’empêche pas une répartition spécifique de vos stocks par types de stockages, en fonction des objectifs commerciaux et des besoins des industriels. Il existe deux grands types de stocks :

- Le stock de gestion, destiné à assurer la marche "normale" de l'entreprise. Il comprend le stock de sécurité qui sert à couvrir les aléas de la demande client et les aléas fournisseurs, le stock délai pour assurer des délais plus courts que les délais d’obtention, le stock taille de lot généré par la différence entre les quantités produites ou approvisionnées et les quantités achetées par les clients et enfin le

stock flottant, constitué des marchandises en cours d'arrivage.

- Le stock d’anticipation dont le rôle est de permettre d’assurer une éventuelle pointe de charge. Ce type de stock comprend le stock de charge et le stock de spéculation, tous les deux destinés à prévenir des évènements exceptionnels tels qu’une forte demande liée à une promotion par exemple,  ou encore une hausse de prix due à des variations de cours des matières ou à une pénurie.

Ces catégories de stocks sont donc importantes à prendre en compte mais ne doivent pas pour autant constituer des points géographiques de stockage différents.

3 - Mesurer trop ou pas assez d'indicateurs

« La mesure induit le comportement », la formule est connue et avérée. En effet, il est aujourd’hui évident qu’un système de gestion ne peut être performant qu’à condition qu’il soit encadré et évalué par des indicateurs pertinents et cohérents.

AdobeStock_122979358Pas indicateurs : pas de maîtrise des flux et donc des stocks, ce qui entraîne des surcoûts et des pertes de produits et d’argent. L’absence d’indicateurs crée un manque de points de référence sur lesquels s’appuyer pour optimiser les process.

Trop d’indicateurs : cela complexifie la gestion et génère de potentiels erreurs comme des commandes excessives par exemple, brouille la lecture des indicateurs clés et perturbe les décisions de gestion de flux.

Pour choisir quels indicateurs privilégier, il est nécessaire de distinguer les indicateurs de résultats (de succès) et les indicateurs de processus (de progrès).

Parmi les indicateurs de résultat, voici les plus recommandés :

. Taux de service client : il a pour objectif de mesurer le taux de respect du délai de livraison convenu entre un fournisseur et ses clients. Il se mesure en rapportant le nombre de commandes livrées dans le délai convenu par rapport au nombre de commandes total.

. Taux de disponibilité : il correspond au % de produits disponibles à un instant T.

. Statistique livraison « hors délai » : il s’agit des commandes qui n’ont pas respecté le délai de livraison convenu. Ce calcul s’effectue en fonction du nombre de jours d’écart entre la date convenue et la date réalisée. Il donne la durée moyenne des écarts par rapport au délai de référence. L’objectif est de faire baisser cette valeur.

Quels sont les indicateurs de processus recommandés :

              . Couverture stocks ou durée de vie du stock : il s’agit du nombre de jours moyen que met le stock à s’écouler. Il se calcule de la manière suivante : stock moyen / vente totale x nombre de jour de la période sélectionnée.

              . Fiabilité des prévisions : cet indicateur permet d’améliorer l’approvisionnement du stock.  Le calcul est le rapport de la quantité de produits livrée sur une période sur la quantité prévue pour cette même période.

4 - Considérer uniquement le prix d'achat des produits

Il serait effectivement préjudiciable à long terme de considérer que seul le prix d’achat des produits compte dans la gestion des stocks. L’approche coût complet, TCO en anglais pour « Total Cost of Ownership », en français CTA « Coût total d’Acquisition »,  intègre l’importance de prendre en compte tout un ensemble de critères tels que : le coût induit (transport, emballage, douane, conditions de paiement…), le coût d’acquisition, le coût de possession (gestion des stocks, coût de dépréciation…), le coût de maintenance… autant d’éléments qui rentrent en ligne de compte dans les coûts de gestion de stocks.

Cette notion de TCO est aussi très importante lorsque l’on considère la notion d’avantages qualifiants et d’avantages gagnants. En effet, les avantages qualifiants représentent les avantages indispensables pour se présenter sur un marché (ex : prix bas de la pièce). Les avantages gagnants permettent eux de remporter la commande (ex : rapidité dans le délai d’obtention de la pièce). Les avantages gagnants ne peuvent être ignorés et doivent compter dans la gestion des stocks.

5 - Utiliser trop de logiciels et outils informatiques spécifiques à la gestion de stock

Multiplier les outils de gestion fausse la vision d’ensemble que l’on peut avoir des stocks car on ne dispose plus d’une vision globale fiable. Cela génère mécaniquement des difficultés pour accéder aux informations de gestion de ces stocks, comme la traçabilité des produits par exemple, et surtout des erreurs.

Ainsi, centraliser l’ensemble des données en un seul et même outil permet de sécuriser à la fois les analyses et le suivi des données afin de d’optimiser les processus, si nécessaires, et de remonter les éventuelles erreurs plus facilement.

De plus, utiliser un logiciel unique d’automatisation et de gestion des stocks permet de gagner en productivité et de travailler davantage en flux tendu : les approvisionnements et les inventaires sont ainsi gérés au plus proche des besoins de la production.

6 - Sous-estimer les enjeux environnementaux dans sa stratégie de stockage

Aujourd’hui, des études ont montrée que les entreprises qui mettent en place une politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) augmentent leurs performances globales et notamment la performance de leur chaîne d’approvisionnement et de stockage. Acquérir un logiciel de gestion de stocks, dématérialiser au maximum les stocks ou encore limiter le transport en optimisant les processus de production, sont autant de manières de parvenir à un meilleur équilibre dans la gestion des stocks et à une compétitivité accrue.

 

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